Thành lập văn phòng đại diện tại Bình Chánh

Thành lập văn phòng đại diện tại Bình Chánh là một trong những nhu cầu pháp lý quan trọng được nhiều khách hàng quan tâm và tìm kiếm sự hỗ trợ từ Luật sư Khắc Long.

Trong quá trình mở rộng thị trường, nếu công ty bạn chưa cần tiến hành các hoạt động mua bán trực tiếp tại Bình Chánh mà chỉ muốn thiết lập một “trạm trung chuyển” để giao dịch, trưng bày sản phẩm hay khảo sát thị trường, thì Văn phòng đại diện (VPĐD) là sự lựa chọn hợp lý nhất. Chi phí duy trì thấp, không phát sinh thuế phức tạp là những điểm cộng lớn của mô hình này.

Hãy cùng Luật sư Khắc Long tìm hiểu trọn bộ quy định pháp lý, hồ sơ và thủ tục Thành lập văn phòng đại diện tại Bình Chánh cập nhật mới nhất, giúp bạn tránh những sai sót không đáng có khi đăng ký với cơ quan nhà nước.

1. Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm cần lưu ý

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

• KHÔNG được phép kinh doanh sinh lời: Đây là khác biệt lớn nhất giữa VPĐD và Chi nhánh. Văn phòng đại diện tuyệt đối không được thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu (không được thu tiền khách hàng, không được tự ý ký kết hợp đồng kinh tế trừ khi có giấy ủy quyền cụ thể của Giám đốc công ty mẹ cho từng hợp đồng).
• KHÔNG được xuất hóa đơn: VPĐD không có chức năng bán hàng nên không được phát hành hóa đơn giá trị gia tăng.
• Chức năng chính: Lập văn phòng làm việc, trưng bày sản phẩm mẫu, tiếp khách, chăm sóc khách hàng và thực hiện các chiến dịch xúc tiến thương mại tại địa bàn huyện Bình Chánh.

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Bình Chánh

Để thành lập VPĐD hợp pháp, công ty mẹ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các tài liệu sau:

• Thông báo lập văn phòng đại diện: (Theo mẫu Phụ lục II-11, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT). Ghi rõ tên VPĐD (phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” + Tên công ty mẹ), địa chỉ tại Bình Chánh và thông tin Trưởng văn phòng.
• Nghị quyết, Quyết định và Bản sao biên bản họp:
  • Của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty hợp danh).
  • Của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 1 thành viên).
  • Của Hội đồng quản trị (đối với Công ty Cổ phần) về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm: Bản sao hợp lệ Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy tờ pháp lý cá nhân: Bản sao y công chứng Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

3. Thủ tục nộp hồ sơ và Thời gian giải quyết

Thẩm quyền tiếp nhận

Mặc dù VPĐD đặt trụ sở tại huyện Bình Chánh, nhưng toàn bộ hồ sơ phải nộp lên cấp Tỉnh/Thành phố. Cụ thể là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM.

Cách thức nộp hồ sơ trực tuyến

Theo quy định hiện nay tại TP.HCM, doanh nghiệp không nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp mà bắt buộc phải kê khai thông tin và tải văn bản điện tử (file PDF đã ký số) lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc đăng ký online giúp doanh nghiệp được miễn lệ phí nhà nước.

Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi hệ thống điện tử tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Mã số của VPĐD là dãy mã số thuế phụ gồm 13 số.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Văn phòng đại diện có phải đóng thuế Môn bài không?

Kể từ ngày 25/02/2020 theo quy định sửa đổi, nếu Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng giao dịch, đại diện, xúc tiến thương mại (không hoạt động sản xuất kinh doanh) thì sẽ được miễn thuế môn bài. Tuy nhiên, nếu VPĐD có hoạt động sản xuất kinh doanh thì vẫn phải đóng thuế môn bài 1.000.000 đồng/năm.

Văn phòng đại diện có được khắc con dấu không?

Có. Dù không có chức năng kinh doanh nhưng Văn phòng đại diện vẫn được quyền khắc con dấu riêng để phục vụ việc đóng dấu lên các báo cáo, thông báo, thư giao dịch nội bộ hoặc thư mời khách hàng. Tuy nhiên, dấu này không được dùng để đóng lên hợp đồng mua bán, xuất hóa đơn.

Trưởng văn phòng đại diện có bắt buộc phải là Giám đốc công ty không?

Không bắt buộc. Giám đốc/Người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoàn toàn có thể cử một nhân viên khác (có đủ năng lực hành vi dân sự) làm Trưởng văn phòng đại diện để quản lý các hoạt động tại Bình Chánh.

Trên đây là tư vấn chuyên sâu của chúng tôi về thủ tục đăng ký hoạt động VPĐD. Nếu quý doanh nghiệp muốn thủ tục diễn ra suôn sẻ, không tốn thời gian đi lại sửa chữa hồ sơ, hãy liên hệ ngay để sử dụng Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói của Luật sư Khắc Long:

Hotline / Zalo: 0931 222 515
Email: lskhaclong@gmail.com
Thương hiệu: Luật sư Khắc Long