Thủ tục thông báo thay đổi trụ sở công ty

Sau khi đổi trụ sở, nếu cần rà soát lại toàn bộ quy chế nội bộ, bạn nên dùng dịch vụ luật sư doanh nghiệp.

Thủ tục thông báo thay đổi trụ sở công ty (Cập nhật 2025)

Trong quá trình hoạt động, việc di dời, mở rộng quy mô dẫn đến thay đổi địa chỉ trụ sở là điều tất yếu. Tuy nhiên, theo quy định của Luật Doanh nghiệp sửa đổi 76/2025/QH15, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục thông báo thay đổi với cơ quan nhà nước để tránh bị khóa mã số thuế. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

• Bước 1 – Chốt thuế chuyển quận (Nếu đổi địa chỉ sang khu vực/quận khác): Trước khi thông báo lên Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục chốt nghĩa vụ thuế (Nộp Mẫu 08-MST) với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp hiện tại.
• Bước 2 – Nộp hồ sơ thay đổi Đăng ký doanh nghiệp: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ (gồm Thông báo thay đổi nội dung ĐKKD, Biên bản họp, Quyết định) lên Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Bước 3 – Cập nhật thông tin hóa đơn và chữ ký số: Sau khi có Giấy chứng nhận ĐKKD mới, công ty cần liên hệ nhà cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử để cập nhật lại địa chỉ mới, tránh việc xuất hóa đơn sai thông tin dẫn đến không hợp lệ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Quá thời hạn 10 ngày mà không thông báo đổi trụ sở bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, nếu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng; quá hạn từ 31 đến 90 ngày phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng.

Đổi trụ sở công ty có phải đổi luôn con dấu không?

Hiện nay, theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, pháp luật không bắt buộc thông tin địa chỉ, quận huyện phải xuất hiện trên con dấu tròn của công ty. Nếu con dấu hiện tại của công ty không có khắc tên địa chỉ cũ, bạn hoàn toàn có thể tiếp tục sử dụng con dấu đó mà không cần phải khắc lại.

Có được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư không?

Không. Pháp luật về nhà ở nghiêm cấm hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Doanh nghiệp chỉ được đặt trụ sở tại nhà đất riêng lẻ, tòa nhà văn phòng, hoặc khu vực shophouse/officetel của chung cư có chức năng kinh doanh thương mại.